小说涯

□ 写信的步骤（第1页）

□写信的步骤

首先确定写信的目的。

经销商向客户讲明了他们写信的原因，他们代理了一种极具吸引力的新产品。

信上应该注明对方的姓名、职衔。

联系信属于私人信件，抬头仅仅写上“经理先生”或“采购主任”是不行的，这种没名没姓的写法很难做成生意。所以你必须设法搞清收信人的具体情况。

如果在电话簿或其他出版物上查不到这些资料，你可以直接往这家公司挂个电话去了解一下。

向对方介绍自己及自己的公司

你一定要在信中向客户作个自我介绍。

在自我介绍中还要估计到客户的兴趣，以便有针对性地介绍自己所从事的工作。

激发与保持客户的兴趣写信人要负法律责任。书写内容要比口头讲的话具有更大的权威性，信中的内容对于买卖双方都具有法律约束力。一个错别字或一个语法错误可以破坏整封信的效果。每一个字都应该有其本身的作用，一句废话都不要讲。

有时，客户亦可能知道拥有该产品总比没有好，然而这不表示他会购买。客户需人推动和驱使，才会作出购买决定。说服客户试用货品是最适当的做法。

要使客户有所行动，这样你的信件才真正有效。

要知道联系信是一份永久性的记录。对方如果对你的建议感兴趣，就会将你的信件存档以备日后查阅。所以在寄出信件时，一定要认真地审阅你在客户的角度来看自己的信，能打动自己再寄出。

这里还要提到跟进信

跟进信具备两种功能：

（1）以书面形式确定在电话中所达成的协议；

（2）通过信件来进行进一步的宣传，以求与对方就电话中曾经进行过的商谈及达成的暂定协议再次予以探讨。

如在电话中安排了约见，之后再写封信确定是个良好的商业习惯。记忆力是不可靠的，写信说明约见的事，以作确定。

有时候出于各种原因，双方可能在电话上达不成任何协议。这些原因可能是：

资料提供不够；

财力有限；

时间不足；

其他工作更重要；

人手不够；

时机不对。

你为此而写的跟进信应该说明当时为何陷入僵局，现在为何有机会重新进行谈。

写联系信的目的不外乎就是达成交易或争取约见，以向对方提供样品。目的决定了写信的格式。信函约见灵活机智，用途广泛，费用低廉。无论就目前的交通条件和通讯条件的限制而言，还是就推销工作的实际要求而言，推销员无法面约所有客户。在面约不成、电约不行、广约不达的情况下，函约则可以大显身手。此外，函约的传播媒介是文字，便于推销员畅所欲言，表达出口头语言难以表达的种种难言之隐和言外之意，让客户尽情体会，细细读来，回味无穷。

信件较其他方式是有利于推销员接近客户。一般来说，信件可以直接传到客户本人手里，自己拆阅处理。即使“门卫”和助手有权拆开一阅，因怕误事，也会及时呈交上司。客户看到约见信，一般要慎重对待。确有必要时往往会接见，不想会面时便作出解释。借故推托时也要讲出一些理由，如果客户拒绝接见，推销员也不会难堪。如果客户置约见信于不理，日后推销员登门闯见，客户会感到自己有所失礼，在心不安理不得的情况下，只好向推销员敞开欢迎的大门，以弥补过失，寻求一种心理平衡。可见函约是助于推销员敲门的金砖。其次，有利于避免约见错误。在书写约见信时，推销员可以反复推敲，力求尽善尽美，避免语病和推销错误，不给客户留下借口。而且，在从容不迫的情况，可以多写几句，保证内容准确夫误。

函约也有一定的局限性。首先，函约费时较长，远远落后于电报、电话、传真、电视电话等现代通信手段，因此，不适用快速约见和紧急约见。其次，函约不利于信息反馈。有些客户对推销约见信不够重视，或推来推去，无人过问；或犹豫不决，迟迟不作答复；或扔在一边，不了了之。推销员花费一番心血寄去约见信，却如泥牛入海，盼归无期，推销员只好重新约见。再次，无论约见信内容如何详尽，总难免给客户留下一些疑团，无法当面解释。此外，若双方素不相识，空然函约，往往使对方莫名其妙，不愿接见。尽管函约具有上述种种局限性，但仍不失为一块敲门的金砖，一般来说，推销员可以冲破许多人为的限制，直接接近访问对象。只要提前做好接近准备，约见时间留有充分余地，函约谨慎从事，便可以克服困难消除不利因素，达到约见目的。