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第十天 如何顺畅上下沟通2（第1页）

第十天如何顺畅上下沟通（2）

12．建立全方位的沟通机制

B公司是一家中等规模的广告公司，员工总数50人左右，下设总经办、业务部、设计部、工程部等部门。由于实行部门经理负责制，并且也没有单设人力资源管理部门，公司普通员工的招聘、录用和解聘手续基本上都是由部门?经理一手操办，总经理康鹏一般只需要在最终决议上签一个名就行了，他对基层员工的个人情况也不甚了解，有的甚至连名字都叫不出。一贯以来康鹏都奉行“充分放权”的原则，对各部门的内部管理基本上很少过问，与普通员工之间也很少进行单独谈话。

两年前，康鹏任命原总经理助理季晓彬为业务部经理，从那以后，他发觉这个部门的人员流动性比原来大了许多，很多业务员做了半年不到就换了，并且一些元老级的主管也相继离开了公司，虽然两年来公司开辟了不少新的市场和经营领域，整体的盈利情况也还过得去，但细心的康鹏同时也发现一些熟悉的老主顾的名字也渐渐从订单上消失了，对此康鹏一直有点纳闷，但碍于制度他又不好多问。

两个月前，在一次招标会上他偶然遇到了不久前刚从公司业务部辞职的一位项目主管小路，现在小路已经是另一家大型广告公司的部门经理，在闲谈中小路告诉康鹏，季晓彬作为总经理助理曾经确实干得很出色，但是要他来主持部门的工作却并不合适，他不善于处理与下级的关系，对于业务员费尽千辛万苦争取来的客户，他总要想办法据为己有，对犯错的下属也过于苛刻，许多员工都忍受不了这样的上级而最终选择跳槽。

保持沉默的企业并不一定就是风平浪静，管理层无法倾听到来自底层的声音的可能性一般有两个：第一：沟通机制不畅通，员工的意见往往无从表达，有时即时提出也无法上达管理层；第二：员工觉得根本就没有必要提出，因为管理层根本不会认真对待，也许还可能招致更坏的后果。消极对待的结果会带来不少负面影响，如士气低落导致效率低下、公司管理中存在的问题得不到及时发现和解决、甚至引发大量员工的跳槽。从上述案例就可以看出，B公司在员工管理过程中遇到的最主要的问题就是沟通机制的不畅通，如果管理者能够通过合理的渠道了解公司员工的真正想法，及时进行相应的协调和调整，就可以最大限度的避免不必要的损失。

作为管理活动中的一个不可忽视的重要方面，沟通已经被越来越多的企业管理者所重视，其带来的影响也越来越大。如何合理的利用各种沟通渠道，采用多种沟通技巧，尽可能的与员工进行全方位的交流，已经成为企业内部管理研究的一个重要课题。良好的内部沟通机制不仅能够充分体现企业对员工的尊重与重视，同时也能够及时发现企业在生产管理方面的问题。平等、互相尊重、有人情味的关系氛围是企业保持稳定和持续发展的必要保障。要改善企业内部的沟通状况，首先要做到以下几点：建立全方位的沟通机制：几乎所有的企业在发展过程中都会碰到沟通不良的问题，一般来说，企业的机构越复杂，管理层次越多，职能越不明晰，其沟通的效果就越差，高层指令传达到基层的时候往往已经走样；同样，底层人员的建议与反映在未到达管理者之前历经层层扼杀往往已经消失殆尽。建立全方位的沟通体制，首先要摒弃那种只是由公司领导层向下属发布命令，下属的反馈和意见却很少有人倾听的单向沟通模式，这样的沟通方式不仅无助于监督与管理，长此以往也会严重挫伤员工的积极性。

良好的沟通机制应该是多角度、双向的、多级的。这种机制粗略的可以分为正式沟通和非正式沟通两种方式。

所谓正式沟通，就是通过固有的组织结构按照规定的信息传递渠道进行的信息交流和传达，如：公文的传递、通知及相关信息的传达、例行的会议和谈话等，这种沟通方式对信息传达的途径、格式和对象都有严格的规定，具有沟通效果好、易于保密、有较强的约束力等优点，缺点是方式刻板、沟通速度较慢、缺乏相应的反馈和互动交流。

非正式沟通指的是通过正式沟通渠道以外的信息交流和传达方式，我们平常所说的“小道消息”也是非正式沟通方式的一种。由于企业内部非正式组织的存在，作为社会人的公司员工往往会通过非正式渠道获取和反馈大量信息，如果能够对企业内部非正式的沟通渠道加以合理利用和引导，就可以帮助企业管理者获得许多无法从正式渠道取得的信息，在达成理解的同时解决潜在的问题，从而最大限度提升企业内部的凝聚力，发挥整体效应。

应该在企业内部建立全方位的沟通机制，形成管理层与部门领导、部门领导与普通员工、管理层与普通员工、普通员工之间的多层次交流对话机制，保持沟通渠道的畅通，要让员工意识到管理层乐于倾听他们的意见；他们所做的一切都在被关注；使每个员工都有参与和发展的机会，从而增强管理者和员工之间的理解、相互尊重和感情交流。

在这一点上，IBM公司的内部沟通经验值得借鉴，他们的高层领导经常深入基层，与普通员工亲切交谈，了解他们的切身感受；同时鼓励员工向上级，甚至直接向公司总裁反映问题，在公司内部形成平等的工作氛围。公司专门设立了意见箱，为了避免流于形式，意见箱由专人负责整理转交给相关的负责人，每年公司都能够收到数十万张意见卡！

美国GE公司执行总裁杰克。韦尔奇被誉为“二十世纪最伟大的企业领导人”之一，在他上任之初GE公司内部等级制度森严、结构臃肿，韦尔奇通过大刀阔斧的改革，在公司内部引入非正式沟通的管理理念，韦尔奇经常给员工亲自留便条和打电话通知员工有关事宜，在他看来，沟通是随心所欲的，他努力使公司的所有员工都保持着一种近乎家庭式的亲友关系。一位GE公司的经理曾这样生动地描述韦尔奇："他会追着你满屋子团团转，不断地和你争论，反对你的想法。而你必须要不断地反击，直到说服他同意你的思路为止--而这时。你可以确信这件事你一定能成功。"经理和员工间的另外一条重要对话渠道是坚持离职面谈制度。美国哈尼根公司的总裁曾经说过：“如果雇员桌子上一台价值2000美元的台式计算机不见了，公司一定会对此展开调查。但是如果一位掌握着各种客户关系，年薪10万美元的经理被竞争对手挖走，就不会进行调查，员工们也不会被叫去问话。”有许多公司已经意识到他们正在失去那些优秀分子，但他们不知道是哪些人离开了，也不知道他们为什么离开，甚至连他们去了哪里也不知道。许多公司一面在不断招人，另一方面同时也有大量的人才在不断流失却不知其因，事实上，他们很少会有耐心去主动倾听来自一个辞职员工对公司的看法。

员工的离职总会有一个对企业不满的理由，企业的管理者们应尽量与其进行面谈，了解其离职的真正原因。与在职人员相比，即将离职的员工在谈及对管理模式、工作环境和职位评价之类的问题时的顾虑要少得多，并且也能够摆脱主观意识站在第三者的立场上对其所熟知的情况发表评论。公司再根据实际情况对存在的不足加以改进，防止继续发生类似情况。对离职员工的面谈，同时也体现了“以人为本”的管理思想，表达企业对其的尊重和关怀；俗话说“同行是冤家”，与离职员工好说好散，也可以尽量避免心怀不满的离职员工在以后的工作中引发恶意竞争甚至产生诋毁原公司的情形。

雇员和经理之间进行积极的对话是公司兴旺发达的必要条件。

13．重要的是知道员工想什么

曾经有个小国的人到中国来，进贡了三个一模一样的金人，把皇帝高兴坏了。可是这小国的人不厚道，同时出一道题目：这三个金人哪个最有价值？皇帝想了许多办法，请来珠宝匠检查，称重量，看做工，都是一模一样的。?怎么办？使者还等着回去汇报呢。泱泱大国，不会连这个小事都不懂吧？

最后，有一位退位的老大臣说他有办法。皇帝将使者请到大殿，老臣胸有成足地拿着三根稻草，插入第一个金人的耳朵里，这稻草从另一边耳朵出来了。第二个金人的稻草从嘴巴里直接掉出来，而第三个金人，稻草进去后掉进了肚子，什么响动也没有。老臣说：第三个金人最有价值！使者默默无语，答案正确。

这个故事告诉我们，最有价值的人，不一定是最能说的人。自然赋予我们人类一张嘴，?两只耳朵。也就是让我们多听少说。倾听是取得智慧的第一步，有智慧的人都是先听再说。善于倾听，知道员工在想什么，关注什么，才是成熟的经理人最基本的素质。

俗话说：“会说的不如会听的”。在听取下属的谈话时，可以发现下属存在的思想问题，及时了解下属的情绪、意见、建议等，以便相应处理，免得问题积压，难以解决。倾听本身也是一种鼓励方式。单位中，许多下属不是埋怨工作辛苦，而是抱怨自己的意见、建议得不到应有的尊重。下属心情愉快莫过于领导能在工作中经常倾听他们的谈话、尊重他们意见。倾听可以提高下属的自信心和自尊心，加深彼此的感情。

人们利用语言进行交际的过程，是一种信息传递的过程。管理活动中，领导与下属交谈可以直接及时地交流信息、沟通意见、融洽人际关系。说话是为了向听话人传递信息，而听话是为了准确地把握谈话者的意图、流露出的情绪、传播出的信息，并促使对方继续谈下去。领导在谈话中是否善于倾听，是谈话能否成功的决定因素。有些领导总觉得比下属知道得多，高明得多，或高高在上，不愿听取别人的意见，或在反映情况时打断人家的谈话，而自己发一通高论。如此，往往阻塞了信息渠道，使人们对其敬而远之。

倾听还可以消除误解。在很多情况下，单位中人与人之间的误会都是因为没有机会申述或彼此没有认真听而造成的。如果领导在工作中经常听取下属的谈话，可以获得更多的信息，知道自己的不足，更好地了解下级，减少不必要的麻烦、误解和摩擦，增加人际交往的成功因素。

谈话是一种艺术，听人谈话也是一门学问。领导要善于独创性地倾听，做一个“听话”能手。在工作的探讨中，保持真实面目，坚持“知之为知之，不知为不知”的原则，绝不装腔作势，摆出唯我高明的架势，迫使下属俯首贴耳。

倾听下属需求是对下属的尊重。尊重是双方的事，尊重下属就是尊重自己，尊重下属的领导才会有知心朋友。认真仔细地聆听下属的谈话是尊重下属的前提条件，热情友好地对待下属和及时肯定下属所说的话，是尊重下属的重要内容。

多倾听下属的心声当然没错，但与下属交谈，倘若“金口”一味不开，未免使人显得尴尬，下属也会因领导的一无反应大生疑窦，不好意思再滔滔不绝。相反，领导如能主动、迅速地对下属的讲话做出反应，则会极大地鼓舞下属的热情。因此，在倾听下属谈话时，一定要注意力集中，主动及时地做出反馈。在适当的时候，插问一两句，表示在倾听他的言论。如：“您说得对”，“应该是这样”，“您讲的有趣极了”，“是吗？”“以后怎样了呢？”或采用“嗯”等副语言与下属讲话相呼应。当下属要终止讲话时，而领导又需要让下属继续下去，可选择下属常提出的某一地方、某一人，进行问询，使下属感举趣。这样，谈话就会继续进行。

要知道下属的心里所想还必须听懂“弦外之音”。话语的“弦外之音”在表面上是看不到的，但它传达的信息却是极为微妙的，需要精心捕捉。准确、细心地辨别各种言外之意，体察言者的真正用心，可以使自己避免言语行为的盲目性，胸有成竹从容自如地跟随谈话的下属。下属也会因领导敏锐地洞悉他的想法而对领导表现出由衷的敬佩和赞赏，觉得领导真棒。否则，不仅将影响交谈的顺利进行，而且易产生误解。如一位年轻的下属在非正式场合向领导说起工作量多、任务重。这位领导误认为下属在叫苦，于是说了一大通要吃苦耐劳，要无私奉献的官场套话，结果那位年轻下属愤然离去。其实那位下属只是随便反映一下情况，让领导知道他工作的辛苦，肯定和承认他在单位里的地位和作用。倘若那位领导能细心体察其言外之意，说些得体的安慰话，表示一下作为领导对下属工作辛苦的关心和肯定。那位下属非但不会愤然离去，而且有可能会越发卖力地工作。

“听话听音，锣鼓听音”，这句俗语可谓不失其珍的至理名言。如果领导都能熟悉、掌握这个道理，体察下属内心真实想法，因人而宜，随机应变，调整好自己的心境，尽可能进入对方的角色，切不可在没体会到对方内心想法时就急于把自己的观点强行灌输给对方，那样只会适得其反。

14．在业务中不断地协调各个部门G公司是一家成立仅2年的软件开发公司，主要开发ERP软件。公司的业绩发展很快，业务主要来自于垄断行业。公司在前期主要注重市场关系的发展，所以管理比较混乱，人员流动也较大，2年内有过三次大的机构调整。????

D是公司里的一名新员工，毕业不到一年就到该公司工作，在该公司工作仅1年，工作职责是软件项目实施。D作为项目经理独立带过几个实施项目。但公司内部没有过具体的项目管理制度，所有项目的实施全凭个人能力。G公司最近进行了战略调整，欲规范管理，革除弊端，以期进入竞争市场。

调整中D由于在前期软件实施项目中工作出色，被任命为实施部门的部门经理。但是D没有部门管理的经验，也没有前任的现成经验可以借鉴，D先生陷入了职场困惑。

其实他的困惑在于没理解经理的职责是在业务中不断地协调各个部门。

部门经理职责的范围更大更宏观，所处的层次级别要比项目经理更高。一个部门可能在同时实施几个项目，在此种情况下，项目经理对部门经理负责。项目经理负责整个项目的实施，而部门经理则主要是服务和监督项目的进行，并为项目的进行来不断的协调其他部门。