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第３４章（第2页）

用人不疑原则。领导者应做到用人不疑，疑人不用。

例行规范原则。领导工作可分为例行性、规范性的原则工作和例外、非规范性工作，授权处理的主要是面广量大的前者。

逐级授权原则。越级授权，必然会打乱正常的工作秩序，不仅不能节约时间，而且还要为此空耗时间。

４．时间隔离法

这种方法不妨从下面两位人物的做法中得到启发。效率专家杜拉克在《有效的领导者》一书中，曾提到一家银行负责人在每天的工作时间内，保持的分钟隔离时间。他说：“我严令我的秘书，除美国总统和我的内人之外，无论什么大事，不要把任何电话接给我。……虽然这或许有些冒险，需要勇气，说不定真有天大的等不及的事情。”但这种方法却大大提高了他的时间利用率。

５．限制电话法

电话虽然在管理工作中越来越显示它的重要作用，但它又是浪费领导者时间的一种通讯工具，因为电话能中断手里的工作和问题的思路。用一个小时集中精力去办事，要比花两个小时而被打断１０分钟、２０分钟的效率还要高。

掌握用时之道

许多现代经理懂得所有关于时间管理的知识，但是在利用他们的时间方面仍然很麻木。

用时之道，就是认识自己的时间，管理自己的时间，合理使用自己时间的思想、原则方法。尽管现代经理的性格、作风、知识、经验等情况不同，尽管时间具有复杂性、综合性、随机性、多样性等特点，有其自身的客观规律，但只要在实践中注意观察、分析和总结，就可以把握用时之道。

时间管理是一项基础工作。所有的领导者都对金钱、人员和时间３种类型的资源进行管理。三者之中，时间是最难以管理的，因为它匆匆流逝，从不做任何停留。“把时间攒起来”的想法是荒唐可笑的。

时间对每个人而言都是天平，一个公司的总裁并不能获得更多的一份。但是，有些人看起来用他们的定量时间做了比别人更多的事，他们显得更能掌握时间的窍门，这种窍门是我们可以获得的，它可能成为现代经理所能获得的最有价值的资产。

采取有效的策略

下面这些建议将帮助现代领导者“创造奇迹”。

策略一：确定优先性。决定今天要做的最重要的事情，然后着手去做。不要因为在这一天的过程中发生了某些事情，就从自己本来要做的事情中分散精力或转移方向。更重要的是，不要用别人确定的优先性来替代自己的。

策略二：不要拖延。因为不确定性或者因为我们不知道该如何去做，所以我们拖延做某事，但是，延误会扰乱日程，它们不可避免地在下游形成更大的延误和中断。因此在一天刚开始的时候先去解决最困难的事情，把容易的事情留在最后。

策略三：对于一天将发生的事情做好准备。许多问题是可以预期的，预测什么环节发生问题，然后做好准备对付它。

策略四：做今天能做的每件事。如果今天做了某件小事就不会发展成为今后必须进行修缮的工程，那并不意味着在深思熟虑后不能推迟某件不急需做的项目，对于那些放到以后进行的活动要做记录。

策略五：建立一个系统来提醒自己和提醒别人。明白自己有多少时间是浪费在一而再、再而三地索要信息或请别人做某件事上，使自己能够记录下每个未能得到答复的要求。当人们知道你总是在做记录，他们会在你第一次提出时就做出反应。

策略六：作出决策。时间浪费大致总是发生在为等待更多信息而推迟作出决策的时候，但信息永远不会是完全的。决策延误了，行动也会延误。

策略七：放权。是否总有一排人站在你的办公室门口等着你对这件或那件事作决策。给下属成员一些决策的责任，不但使他们也使自己有自由的时间。

策略八：清理你的办公桌。如果你的办公桌上堆满了备忘录、电话记录、报告、信件、散页的纸张等，时间就会在你寻找某个需要的东西时浪费掉。

策略九：建立一个好的，但是简单的文件系统。有多少时间被浪费在寻找重要文件的过程中？把文件收好，放在今后容易找到它们的地方。

策略十：不要求完美。“完美就是没有效率”，在一个过程中总是吹毛求疵直到每件事都绝对完美无缺，是对时间巨大的浪费。

策略十一：对错误承担责任并且改正。承认错误要比试图隐瞒它花费少得多的时间。简单的错误不会发展为大的灾难。

策略十二：建立工作进展情况的自动检查系统。有了它你就能够知道每件事在什么时候是按日程并且正确进行。你将在问题还很小，还可以控制的时候及时发现它们并且加以处理。

策略十三：对过去的做法要怀疑。仅仅因为某项任务总是以一个特定的方式去做，并不意味它就必须照着那种方式去做，会有一种更好的方法，实际上，几乎肯定存在一种更好的方法，关键是如何找到它。

有些经理有一种不好习性，即实施项目，干了一段时间，就会半途而废，又重新开始另一件事。他们这样做的原因是在遇到障碍或问题之前努力工作，一旦遇到障碍或问题，不是想办法冲破障碍和解决问题，而是躲开去做另一件事。他们喜欢做简单和熟悉的事情，因为他们害怕失败。

然而，最终他们还得回到这些项目上，但是为了赶上进度不得不花费更多的宝贵时间。而且，原先困扰的问题仍然需要解决。

使时间增效的五个建议

如果一次把事情做完，工作就会做得更快、更有效率。如果你喜欢把事情分成一小份一小份地去做，那么就把大的工作分割成小的任务。按顺序处理每件任务，从最困难的任务开始做起。把困难的事情先解决掉，会使余下来的工作简单，并且减少了焦虑感。工作的完成能够给你许多成就感。

而做成更多事情的方法是在每件任务上花费较少的时间。关键就在于学会如何在不牺牲质量的前提下花费较少的时间做每件工作。下面有５个建议，对现代经理会有所帮助：

建议１：在信件的底部或边上空白处写下几句话来作答复函或通知函，然后复印一份，把原件寄回。这会省下口授或用打字机把答复打出来的时间以及速记员的打字时间。因为纸上的空间有限，所以你的回答一定要简要明朗，只说有必要说的话。

建议２：在周围没人打扰的时候，你可以做自己的工作，或早来或者晚走，要么在其他人吃午饭的时候工作。

建议３：不要允许别人来打扰。如果有某个人走进了你的办公室，并不在日程安排之内，他想和你谈谈与他自己有关的某些事，那么就毫不客气地立刻拒绝。

建议４：知道在哪儿可以找到东西。把你需要参考的资料放在伸手可及的地方，了解文件档案系统、计算机系统，知道哪张办公桌做哪些工作，公司的有关记录保存在哪里，等等。

建议５：培训好你的员工。最好的节约时间的办法是有一帮训练有素的手下。你不必花费你的时间向他们解释事情。

轻松提高个人的办事效率

音乐大师们可能在一年或数年中每天都必须拿出大量时间进行苦练，才能使技艺略有长进。事实上，他们的技能已经达到较高的水平，但就为了保持这个水平，他们便不得不付出大量时间去练习，更别说在此基础上再有所提高。一位古典音乐家坦言：“一天不练，自己知道。两天不练，妻子知道。三天不练，听众知道。”

但就领导者的素质而言，却少有甚至没有可堪称大师者；所以领导者可以在个人能力方面取得显著的改善效果——提高１０％～２５％，且无需付出太多心血。