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第３４章（第4页）

随着你的业务的不断发展以及公司的不断壮大，需要你处理的文件可能也会越来越多，并堆积如山。那么，怎样才能解决这个难题呢？

要想使你的办公桌上整整齐齐，就不要把书籍文件之类的东西堆放在上面，最重要的是读完之后就收拾好。

首先，你应当对文件预先进行审查，对于不需要一一过目的东西，就可以不管它了。审查完毕之后，为了方便再次仔细阅读，还要把其他文件分类，你可以根据它们的种类把公司内的文件分别标上不同的颜色，这样使用时一目了然；知道该拿哪个。

在每次处理文件的时候，你要用很短的时间迅速地判断出，这个文件是否需要现在立即处理，做到这一点很容易，你只需大概看一下文件的内容和标题就行了。

为了区分文件内容的重要性，需要对文件进行细致的分类：

应立即处理的文件，是指紧急信件，比如：十万火急的订货以及其他必须马上做的事情。

暂放后的文件是指可以在某个特定的时间或日子，将它们归纳起来过过目就行了。

有关新情况的文件包括信件、备忘录和影印件、报告、定期刊物、同行业的报刊等。尽管这些资料很重要，但如果你没有工夫马上阅读时，可以交给秘书去处理，然后让他向你汇报其中的主要内容。

放入“未决定”一栏的文件，是指将它们暂放入档案夹中，在采取适当的措施之前，就一直放在那里。

以后再处理的文件，是指需要进一步努力、以后再接着处理的文件。判断它是否是真正重要的工作，还有待于研究，需要更进一步地深入阅读或分析，以及在注意力等各方面给予较为充分安排的事项。

另外，你还应注意不要老压着文件不放手。凡是收到的信件、报告或其他什么，都应当迅速处理掉，或阅读，或回信，或销毁，总之，要防止文件的滞留。

有的老板因为报告或文件太长而不能马上阅读时，就先把它放在公文包里，在上下班的汽车里读。在公司里可能由于各种干扰，读一份东西要花３０分钟以上的时间，而在汽车里，１０分钟左右就可以读完了。

如果你不得不拖延处理某一份文件时，应预先定下最终完成的期限，在完成期限内无论如何也要处理完毕。这样，不久你就会惊奇地发现，庞大臃肿的文山已经被轻而易举地搬走。第３４章

增强领导效能的好习惯

有成就的人把时间看得和金钱同样重要，甚至比金钱更重要。他们掌握了节省时间的技巧，因而能取得成功。

提高管理时间的质量

领导者日理万机，每天需要处理的事情千头万绪。因此，应特别讲究时间的使用效率，花一分时间就要有一分收获，提高时间的使用质量。管理专家认为，领导人脑子里经常居于最高位置的想法应是：“我是不是在做一件工资、职业和能力都比我低的人也能做的工作呢？”美国麻省理工学院的摩文调查发现多数成功的经理都有两条共同之处：一是精于安排自己的时间；二是善于限定自己的工作范围。

可见，能否有效地、高效率地支配时间，是衡量一个企业领导者素质的重要标准。如果一个领导人陷入一般事务中，由于他只是增加时间的使用数量，没有提高时间的使用质量，不仅使管具体事务的人无所适从，他自己必然也一事无成。

领导者不可能事必躬亲，样样顾及。采取ＡＢＣ工作法，可以使你的工作程序化。即先把你要做的事列一张清单，再把最重要、最迫切的事情列入Ａ类，Ｂ类次之，Ｃ类则一般属于一些杂务小事，要把主要精力集中完成Ａ类工作，其次是Ｂ类，这样有主次、有先后地逐步展开。对于Ｃ类事情，可以适当授权让你的下级代劳。美国企业管理顾问艾伦·莱金提出一种“有计划拖延法”，即领导者应把时间花在Ａ与Ｂ两类工作上，把Ｃ忘掉。Ａ、Ｂ两类事情办好了，就完成了工作的８０％～９０％，要是有人打电话来催问Ｃ类的事，就可将这件事划入Ｂ类；要是有人亲自来找，就可以把这件事划入Ａ类。

以下几条秘诀可作为你掌握时间整体管理的思想和方法、提高工作效率的参考：

处理公事时切忌先小后大、先易后难、先简后繁，一定要按事情的重要程度分类，先办当天最重要的事情，然后再办其他事情；

在心情最好、精力最充沛的时候去处理最难办的事情；

把一部分工作交给秘书去做；

少写信，打电话能解决的就打电话，必须写信的就写便条；

减少会议的次数和时间；

分析自己对时间的利用情况，使之更趋合理；

减少不必要的报告，简化签字、盖章和接风等迎送礼仪；

把传阅的文件压到最低限度；

尽量利用空闲时间。

更加现实地估计时间

在某些方面，我们对时间观念的自我陶醉的习惯（或者说是过度膨胀的乐观主义情绪）可能是很危险的。如果你问大家，在规定的时间里，你们到底能够完成多少工作，对此，几乎所有的人都会有一种过度的或者说是膨胀的乐观主义情绪。我们原计划用１个小时结束会议，但事实上却用了２个小时。我们答应在两天内给委托人提交一份建议书，但是，４天过去了，我们还没有完成工作。这种自我欺骗的习惯几乎影响了我们每个工作日的所有业务安排。我们以为我们在２０分钟之内可以穿过城市准时到达开会地点，但是，往往由于严重的交通阻塞或者转错了弯，使我们不能如愿到达。事实上，我们光花费在路上的时间就是３０分钟。

我们每个人都不可能不受这种盲目乐观情绪的影响。如果我们能够按照我们所想像的安排时间，那么我们在日程表上安排的一切工作都可以在当天完成，而不用拖到第二天。但是，现实却不是这样，我们对自己一天能够完成多少工作往往是持乐观的态度，而不是悲观的态度。这种态度常常让我们为此付出代价。我们盲目的乐观主义态度常常令人感到恼火，让人感到失望，而且，在极端的情况下，还会毁掉我们的信誉。

改掉这种习惯的最快的办法是，在乐观地估计时间的使用时犯错误。因为，错误的发生往往会给人留下深刻的甚至是痛苦的记忆，这种记忆促使人们去改掉那些坏毛病。如果你知道在正常情况下（没有交通阻塞，也没有红灯）２０分钟内可以穿过小镇的话，你应该考虑到不正常情况随时可能会出现，并多给自己１０分钟的时间。这样，你应该把自己在路上的时间安排为３０分钟（如果你认为你可以在１５分钟内到达会场，那么，这除了说明你是在自欺欺人之外，什么都说明不了）。

凭心而论，我们并不能指望人们可以在一夜之间由一个在时间问题上持乐观主义态度的人变成一个悲观主义者，这就像要一个酒鬼当场戒酒一样。一步一步地来，效果可能更好一些。

争取时间的五种方法

作为领导，如何用最短的时间创造最大的价值，是一个很大的学问，以下五种方法可供参考。

１．第克泰特法

操纵世界经济的犹太人把上班后的一小时定为“第克泰特时间”。在这段时间里，须将昨天下班到今天上班之间接到的函件回信，用打字机打好发出。现在“第克泰特时间”这句话，在犹太人之间的言外之意是“谢绝会客”。犹太人所以注重“第克泰特时间”，是因为他们以“马上解决”作为座右铭。在能力卓越的犹太人办公桌上，看不见“未决文件”。现代领导者不妨借鉴一下犹太人对待时间的这种做法。

２．会议节时法

为节省会议时间，应采取得力措施和有效办法：