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第六章 建立完善的软硬件系统（第5页）

电脑管理流程的制定是事前准备中最重要的工作，例如建立进货流程、变价流程等，每一步骤必须要有一定的标准，如：何时日结、月结、盘点等，也都要详加规划，再配合电脑作业，才能相得益彰。

5．转变管理人员的观念

转变主管人员的认知与观念是电脑化成功的关键。最常见的例子，就是管理人员电脑概念模糊，总以为花很多的钱买这么好的设备，就能产生明显的效果。殊不知电脑是相当被动的且无法判断是非，全必须由“人”来控制，输入错误的资料，它当然产出错误的报表；不去使用它，它当然无法发挥功能，形同一堆废铁。

其实电脑管理作业与人工管理作业差别不大，不过是改个方式，如应付账款若用人工作业，可能利用计算机将各厂商所有的进货单个别加总起来，核对金额的正确与否，不过可能要花的时间较长；若改用电脑计算，它快速归类，并能产生应付金额及转账会计，但相应地在每日进货输入进货单时，也要花费不少的时间，所不同的是，电脑化的管理可能更精密准确。只要管理的好，所得的分析资料比人工作业正确得多。

以上五点是导入商店自动化前应做的充分准备工作，在决定上线时，应有良好的事前规划方为上策。

成功应用POS系统的关键是什么？

1．让相关人员了解，引进POS的目的

一般在引进POS系统时，引进POS的目的大多只有参与POS专案计划的人员，才会了解，而大部分的现场人员对为何要导入POS系统不甚了解，例如：前台销售人员常常不知道刷条形码有什么意义，他可能将一样价格的不同的产品一起刷，造成电脑账面与库存数严重不符，及销售单品记录错误的状况。所以在POS引进时，一定要进行全面性的教育训练，使所有的相关人员了解及熟悉作业程序及功能。

2．参与者的观念一致

在初期导入时，会有观念不一致，导致不配合的情形发生。最常见的就是内部不易协调，因为在未导入POS之前所使用的表单或流程，会因导入POS之后而改变，因此若传统的历史包袱太大，将形成变更上的很大障碍，于是只好牵强地利用各种转换介面，既增加了软件设计的复杂性又增加了操作者使用上的不方便。

3．整理相关环境

初期导入POS时，处于新旧制度的转换，及平行作业的困难，不如所愿的状况时有发生，若这种状况依旧不改时，就会增加运用日常的例外处理，致使作业变得复杂。

4．订立各种工作职权及责任划分

因为一般人通常较被动，若工作没有分配清楚，会造成彼此相互推卸责任。

比如当成本提高或售价提高，而必须更改货架卡的售价及POS售价变更及商品标签变更等工作，若没有明确规定，到底要由谁来做，将会造成大家视若无睹，等待别人去完成，久而久之，卖场自然凌乱不堪。

5．有随时更改不合理流程的准备

当卖场的运作过于复杂，以及各相关单位的构想或作业方法各有不同时，工作重叠的状况时有发生，整个作业容易产生浪费。假若又遇到人事变动，就会造成库存过多、缺货及销售额下降等现象。

为了避免这种现象，最好将各种作业流程定出标准，并制成手册，让大家严格遵守，例如列出每天、每周的作业项目，将之制作成日程表及检查表，就是一种不错的方式。

在制定标准化作业时，必须要有相当的时间来做测试，并将之合理化。原则上这个工作是落在POS推动专案小组的肩上，他们必须彻底了解卖场的各种作业，如有不理想的事项，立即反馈其情报，让大家一起来检讨，并进行改善。

如何活用POS销售资料？

1．分类及保管储存资料

从储存位置的限制及保管后的应用等角度考虑，将从POS系统所得到的各种报表全部或分类保管，意义不大，因此将储存的资料进行严格的选择，而作成适当的档案，才可让资料活用。

至于档案保存的方法，可使用电脑报表专用夹，并且按照部门别、销售别等，将之列册管理。

2．明确目的

从POS得到的资料，贪多反而会造成不知如何阅读的后果，因此为了发挥功效，必须设定应用的目的，且将之明确化。

信息反馈系统在便利店经营中如何运用？

便利店的竞争优势还体现在较高速准确的信息反馈系统。在日本的整个零售业中，便利店系统已成为制造商和供应商开发新产品时预测市场的最理想的通道。如厂家一旦有新产品投入市场，首先去规模大的便利店连锁公司销售，如“7-11”等，一般是3个月，如在便利店系统中合格通过，再扩展到其他业态中去销售。厂家选择便利店作为最有效的市场调查理由是：便利店系统有高速准确的信息反馈系统，通过这个系统所得到的信息资料最符合实际，精确度高。具体体现如下。

（1）能收集到厂家最需要的数据。如市场对新产品的反应度和具体销售实绩细分的数据反馈，这些数据包括新商品在哪些区域中销售、这些区域中的商圈特性、是哪些消费层选中这些新商品、便利店用什么方法销售等。这些信息资料最具创意的是，使厂家能十分清楚地看到一般无法看到的消费者的实际情况与其动向，而这恰恰减轻了厂家对市场预测的风险。便利店如此高效的信息反馈通道，用日本资深的零售业专家的话来说：“在商业领域少而又少”。

（2）便利店的顾客主要是对新产品特别敏感的年轻人，一般占顾客总数的60％以上。这些人不是通过广告宣传去购买新商品的追新族，而是对宣传之前的新产品信息灵敏度特别高的年轻人，他们是新消费趋势的导向者。这些信息使厂家能始终掌握消费新潮流的源头，其市场价值极高。

（3）便利店系统对厂家和供应商的订货精确度非常高，一旦进货，就一定要保证全部卖完。如果增加了订货量就能反映市场的真实情况，可靠性高，使厂家对增加产量有了信心。便利店的信息系统是其主导供应商和竞争优势的主要利器。特许连锁是便利店规模经营的基本方式。

电子订货系统的特点是什么？

在商业自动化革新风潮中，电子订货系统（EOS）和销售时点数据管理系统（POS）常被加以相提并论。二者之间的区别在于，后者所追求的是卖场销售管理的落实，从销售点的商品、顾客、贩卖等层面的掌握，提升到连锁体系战略情报系统（SIS）战略的执行，基本上它是属于自主性较高的体系内经营活动。而前者所讲究的订货效率，则依赖订货端（通常指卖场）和接收订单的发货端（一般指供应商）的共同配合，才能发挥效果，故而论及电子订货系统的设计和应用，因其具有明显跨业性的特点，相比之下，其自主性较低。同时电子订货系统对环境面依赖性大，非一蹴而就。

电子订货系统指的是一套依靠电子连线取代人力送单取单或邮寄、口头约定的即时性订货作业。不管是以掌上型终端机（HT）、商店POS终端机、主档控制器（SC）、个人电脑（PC）或总部主机（HOST），只要是通过数据通讯线路，将订货的相关资料以可验证的记录方式，即时、批次或利用电子邮箱传输给对方，即符合它的要旨。经由约定的电子资料交换系统（EDI，Eeleiterge），配合加值网路转换处理，可直接涵括总部、物流中心、供应商、制造商等全程供货体系，并融合软件系统的广义型EOS，能够很好地发挥出EOS的效益。

电子订货系统的优势在哪里？

为了迎合消费者多样化、个性化的购买趋势，为了赢得消费者多种多样的消费需求，便利店卖场不得不面临“有限陈列空间，提供消费者更多样选择”的经营挑战。

最直接的方式莫过于减少单品陈列空间，以扩大商品展出，于是少量多样的订购、安全库存的抑制、缩短订货前置时间，简化订货、验货、检货作业等，便成为改善的重要关键。此外，因为EOS的导入作业确实比POS系统要低廉省事许多，又能因此建立供需双方更亲密的关系，以及奠定日后发展POS系统及商店自动化的基础，便利业者在权衡全局时，总是先选择EOS作尝试。而供应商则为了“顾客至上”，亦乐于尽量配合，努力调试资讯化体质。持平而论，EOS的实现，不管对商家或供应商，确有其共同的效益贡献。