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第二节 数据输出（第1页）

第二节　数据输出

一、图书采访环节的数据输出

（一）订单

订单是图书馆最终确定所订购图书的清单，它是向图书发行部门或图书供货商的订购凭证，图书发行部门或图书供货商依据订购清单为图书馆配置图书，出版发行部门或图书供应商将配置好的图书送交图书馆时应将订单一并送回，用以证明该文献是图书馆订购的。订单的格式是系统设置好的；同时图书馆随时可根据自己的需要和具体情况对订单进行相应的修改，订单输出的检索界面与其他统计输出的检索界面类似，其检索途径通常选择订购批号、订购号、发行者代码等，必要时还要用订购日期等做限定。

（二）个别登记账

个别登记账即按财产号（条码号）排列的文献的明细清单，是图书馆将自己采购的每一册图书给予一个顺序编号、按其验收顺序排列的清单，它记载项目有条码号、题名、ISBN、出版者、价格、日期等。在传统图书馆时代，是用登录簿由手工逐册登记在册的，而图书馆数字化时代，这一繁重的手工劳动变得非常简单且易操作，只需在系统的登记输出界面中进行相应范围设置，即可通过打印机输出任何一个范围内文献的个别登录账。

其检索途径通常选取条码号或者控制号、验收日期等进行限定。选择检索途径，输入检索值、给予一定的检索范围，单击相应按钮，图书集成系统就可根据配置好的条件，从数据库中提取符合条件的数据，通过显示屏输出个别登记账。输出后还可根据需要进行排序，然后选择适合自己的格式进行输出。

（三）验收总括登录账

验收总括登录账亦称总括登记，是对验收文献批号的文献种数、册数、价格、条码号（财产号）进行统计的表格。其检索界面与个别登记账类似，只是统计的数据源不同而已。

（四）订购催询单

订购催询单是图书馆集成管理系统中订购的未到馆、未在系统中验收的文献，工作人员对未到馆的文献在进行订购催询前一定要把催询范围内已到馆文献全部经过系统验收。否则会把那些已经到馆而未进行系统验收的文献统计出来，导致催询单失真，从而引起不必要的麻烦，失去其本来具有的意义。

（五）退订清单

退订清单是对于订不到的图书文献进行退订。退订时首先一定要在图书集成管理系统中进行处理，打出退订清单，提供给图书发行商或供应商。

（六）验收清单

验收清单为依据验收批号对文献的分类号、题名、责任者项等文献特征进行统计的明细清单。分类号一般显示大的类号即可，许多图书馆在验收时还没有分配馆藏地，所以馆藏地点不在验收清单中。

（七）分配单

分配单是针对采编部门的订购或验收岗位收到的复本进行统计的表单。输出分配单后，各典藏地可根据分配单核对实物，图书馆可根据自己的情况对输出项目进行相应删减，但馆藏地点是必须有的一项。

二、编目环节的数据输出

（一）卡片

卡片是把一部文献的各种特征按照规定的格式分别记录在一张图书馆专用的白色卡片上，以备读者做手工检索或工作人员查询使用。图书馆自动化系统按照著录的规定格式进行设计，并提供输出功能，除传统的索书号、标目、拼音、正文、排检项外，卡片中还能输出馆藏地点和其他信息。

输出格式包括中文通用卡片、中文标目卡片、西文标目卡片等，可在“卡片”下拉菜单中选择所需格式，也可以通过“新格式”按钮配置格式。对于每一种格式，都在可以选中该格式的情况下，单击其按钮进行格式配置。对于每种卡片输出的数量及其排列顺序等，可通过“参数设置”按钮进行参数配置。在格式、参数都配置好的情况下，选择检索途径→输入检索值→单击“输出”按钮就可以按照设计好的格式，提取出相应的卡片设置。最后，将卡片设置命令输入到打印机，即可打印卡片。

各类型标目的字段设置及各类型的款目输出的数量都是可以根据各图书馆的具体情况进行设置的；输出排序为图书馆的目录组织提供了很大的方便。在输出卡片时可以分开输出，输出题名款目时选择“题名”为检索途径，输出“责任者”款目时用“责任者”做检索途径，输出“分类”款目时用“分类号”做检索途径，并选择相应的排序方式，这样我们输出来的卡片就是按我们预先设计的顺序输出的。组织卡片排序时就不用再粗分了。