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第六章用心做事做个效率专家（第1页）

第六章用心做事，做个效率专家

用心是员工做好工作的第一步，也是提高工作效率的基础。只有用心了，你才能真正熟悉并胜任这个工作，才谈得到继续提高。如果在工作中不用心，必定影响到工作的质量，也势必会影响到领导对工作的整体安排。因此，只有用心工作，才能提高工作效率，干成更多的事业，为企业和个人的发展做出更多的贡献。

工作未做计划先行

工作有计划，有条理，就犹如线穿珍珠，有条不紊；如果没有计划没有条理，那将是一盘散沙。

商界名家杰克将“做事没有重点”列为许多公司失败的一大重要原因。

工作没有重点，同时又想把蛋糕做大的人，总会感到手下的人手不够。有些人认为，只要人多，事情就可以办好了。其实，他们所缺少的，不是更多的人，而是使工作更有重点、更有效率的方法。由于工作没有计划、缺乏重点，因而浪费了大量的精力，却无所成就。

没有重点、做事没有秩序的人，无论干什么工作都没有功效可言。而有条理、有秩序的人即使才能平庸，他的工作也往往有相当大的成就。

张翔是个性急的人，不管你在什么时候遇见他，他都表现得风风火火的样子。如果要同他谈话，他只能拿出数秒钟的时间，时间长一点，张翔就会伸手把表看了再看，暗示自己的时间很紧张。张翔公司的业务做得虽然很大，但是开销更大。究其原因，主要是张翔在工作安排上乱七八糟，毫无秩序。他做起事来，也常为杂乱的东西所阻碍。他的事务是一团糟，办公桌简直就是一个垃圾堆。张翔经常很忙碌，从来没有时间来整理自己的东西，即便有时间，他也不知道怎样去整理、安放。

而刘利与张翔恰恰相反。刘利从来不显出忙碌的样子，做事非常镇静，总是很平静祥和。别人不论有什么难事和他商谈，他总是彬彬有礼。在刘利的公司里，所有员工都寂静无声地埋头苦干，各样东西安放得有条不紊，各种事务也安排得恰到好处。刘利每晚都要整理自己的办公桌，对于重要的信件立即回复，并且把信件整理得井井有条。尽管刘利经营的规模很大，但别人从外表上总看不出他有一丝一毫慌乱。刘利做起事来样样办理得清清楚楚，刘利那富有条理、讲求秩序的作风，影响到他的全公司。于是，刘利的每一名员工，做起事来也都极有秩序，一派生机盎然的景象。

工作有秩序，处理事务有条有理，在办公室里决不会浪费时间，不会扰乱自己的神志，办事效率自然极高。

一盘珍珠，旁边一根线，怎样才能拿起更多的珍珠呢？一个人赶紧捧了一大捧，举了起来，另一个人不慌不忙地把线拿起来，穿了一颗又一颗，线很长，很多珍珠被串了起来，而且易于携带和保存。

工作的计划性，体现在对时间的支配上，首先要有明确的工作任务。很多时间管理权威都指出：如果能把自己的工作内容清楚地写出来，便是很好地进行了自我管理，就会使工作条理化，因此会极大程度地提高个人的能力。

工作条理化，不仅要明确你的工作是什么，还要明确自己的工作进度，并通过有条理的连续工作，来保证按正常速度执行任务。

因为只有明确自己的工作是什么，才能认识自己工作的全貌，从全局着眼观察整个工作，防止每天陷于杂乱的事务中。

明确办事的目的，正确掂量个别工作之间的不同比重，弄清工作的主要目标在哪里，防止眉毛胡子一把抓，否则既虚耗了时间，又办不好事情。

在麦可·安迪的眼里，时间是一朵长在人们心中的百合花。为了督促自己完成工作，不让你的“时间百合”枯萎，你可以在工作开始之前，审慎地制定工作进度表。

“凡事预则立”。如果你能制定一个高明的工作进度表，你一定能真正掌握时间，在限期之内出色地完成老板交付的工作，并在尽到职责的同时，兼顾效率和质量。一位成功的职场人士说：“在一天中最有效的时间之前订一个计划，仅仅20分钟就能节省一个小时的工作时间，牢记一些必须做的事情。”

许多人以工作的紧急性来确定做事情的优先顺序，他们优先解决对现在的目标来说最紧急的事情。然而，通常事情除了紧急性，还有重要性。而我们往往都会专注于事情的紧急性，而忽略了一些重要的事情。一个正为了一年后的公务员考试努力念书的人，为了赶赠品截止时限，而特地将赠品明信片拿到邮局寄。公务员考试还在一年后，而明信片的截止日就在明天。在此情况之下，多数的人都会将较紧急的明信片优先处理。

但是，从长远的眼光来看，好好地准备明年的公务员考试应该是较重要的。假定考试失败，不仅会损失一年的时间，而且会损失不少金钱。因为通过公务员考试后，一年可以赚更多的钱，这和去邮局寄明信片所得到的几百元赠品相比，不用细说也应该知道哪个更重要吧！

可是，很多人还是会去寄明信片。将紧急而不重要的事列为优先，重要的事却往后拖，其结果，到了明年就可能因准备不充分而无法通过公务员考试。

可见，我们要先好好地掌握住比较重要的事，若还有时间，再去做那些较不重要的事。

抓住工作的重点，只要勤于研究，你就会发现，优秀员工都已经培养出了一种习惯，那就是找出那些最能影响他们工作的重要因素。由于他们已经掌握了秘诀，知道如何从不重要的事实中抽出重要的部分来，因此，他们做事情时往往事半功倍。

卡尔森就是一个善于发现工作重点的人。卡尔森担任北欧航联下属一家旅游公司市场调研部主管和公关部经理时，针对旅游中机票太贵，游客较少，而航联公司的飞机又有大量空座浪费的情况，卡尔森制订了分时机票价格，大大降低了机票平均价格，吸引了众多旅客，还保住了航联公司的资源。两年后，这家中等规模的旅游机构就已发展成瑞典第一流的旅游公司。

在工作中要达成你的主要目标，就要学会分清轻重，把力气使在关键处。

重要的事情优先处理，一位在外企工作的女性这样比喻她的工作方法：假如有一盆水，里面既要放上大石头，又要放进小石头，还要塞进去沙子，怎样才能放进更多呢？当然是先把大石头放进去，再在空隙当中放进小石头，最后把沙子倒进去。工作的效率由此而生。你先处理完当天最重要的事情，就等于把大石头放进了水里，用其余零碎的时间，也可以把次重要和不太重要的事情做完。

专注保证高效

作为一名员工，你需要有意识地清除头脑中分散注意力、产生压力的想法，使你的思维完全进入眼前的工作状态。把你的注意力集中在最需要你关注的事情上来，这样做的目的只有一个，那就是促使工作更有效率。

比尔是个成功的演说家和作家，喜欢在闲暇时间观察鸟类。几年前，比尔买了一幢新房子，附近草木葱茏。入住后，他在后院装了个喂鸟器。就在当天日暮时分，一群松鼠弄倒了喂鸟器，吃掉里面的食物，把小鸟吓得四散而去。在接下来的两周里，比尔绞尽脑汁想出各种办法让松鼠远离喂鸟器，但丝毫不起作用。

万般无奈之下，他来到当地一家五金店。在那儿他找到了一种与众不同的喂鸟器，它有个让人动心的名字，叫“防松鼠喂鸟器”。这回可保万无一失，他买下它并安装在后院里。但天黑以前，松鼠又大摇大摆地光顾了“防松鼠喂鸟器”，照样把鸟儿吓跑了。

这回比尔一败涂地。他拆下喂鸟器，回到五金店，颇为气愤地要求退货。五金店的经理回答说：“别着急，我会给你退货的，不过你要理解，这个世上可没有什么真正的防松鼠喂鸟器。”比尔惊奇地问：“你想告诉我，我们可以把人送到太空基地，可以在几秒钟之内把信息传到全球任何一个地方，但我们最尖端的科学家和工程师都不能设计和制造出一个真正有效的喂鸟器，可以把那种脑子只有豌豆大的啮齿类小动物阻挡在外？”

“是啊，”经理说，“先生，要解释清楚，我得问你两个问题。首先，你平均每天花多少时间，让松鼠远离你的喂鸟器？”比尔想了一下，回答说：“我不清楚，大概每天10到15分钟吧。"

经理又问：“那么，你猜那些松鼠每天花多少时间来试图闯入你的喂鸟器呢？”

比尔马上会意：在松鼠醒着的每时每刻。这个故事激发了我浓厚的兴趣，我甚至特意对松鼠进行了一番研究。原来松鼠不睡觉的时候，98%的时间都用于寻找食物。在专一的用心面前，智慧的大脑、优势的体格节节败退！

哲学家亚当斯说过：“再大的学问，也不如聚精会神来得有用。”这正是法国文豪大仲马的最佳写照。大仲马一生所创作的作品高达1200部之多。这个数字，几乎是萧伯纳、史蒂芬等名作家的10倍。大仲马总是聚精会神地忙于写作，只要一提起笔，就会忘记吃饭这件事，就连朋友找他，他也不愿放下手上的笔，他总是将左手抬起来，打个手势以表示招呼之意，右手却仍然继续写着。

“大多数人花了一个钟头当中的58分钟来思考过去及预期未来，而只有两分钟的时间是用来专注于当下的工作。”这是斯坦福大学提出的一个研究报告。这在以追求效益为己任的企业内部，思想飘**、缺乏效率的员工是绝对没有生存空间的。

注意力转移的原因很多，外部因素可能是环境太杂乱，内部因素是你本身涣散了注意力，失去了工作兴趣或由于你精力、体力衰弱而引起。