小说涯

第四课提高工作效能让授权更简单（第1页）

第四课提高工作效能，让授权更简单

第四课提高工作效率，让管理简单高效

管理的本质就是为了提高效率，管理者管理水平的高低关键看管理者对效率的认识。只有正确理解了效率的含义，才能明白什么是管理，管理应该管什么；才能掌握管理的根本方法。管理是企业经营永恒的主题，效率是管理的第一要素。每个管理者都希望自己具有效率，但大多情况下都事与愿违。作为一名优秀的管理者，如何高效、科学的完成企业战略目标的计划、执行完成，则成为管理者必须要面对与解决的问题。

制定时间管理计划，提高工作效率

当今社会是一个追求速度、讲究效率的社会。时间决定效率，荒废时间就是荒废效率乃至生命。因此，如何合理安排时间、有效掌握时间是企业管理者必须学习的一门艺术。

我们都知道，国家要管理、企业要管理、家庭要管理、军队要管理，同样的时间也要管理。拿破仑?希尔在他的著作《思考致富》一书中曾提到：“成功的秘诀就是做好时间管理。”

有一位成功人士曾经讲过这么一句话：“我根本没有时间去沮丧和烦恼。我为了要成功，输了，我就快追；赢了，我就快跑。不论赢了输了，我不是追就是跑，我哪里有时间去沮丧与烦恼呢?”这就是一个成功者所重视时间管理的一个最好的心态与证明。假如你能够在一定的时间之内做跟别人不一样的事情，做比别人更有效率的事情，做比别人更好的事情，做比别人更多的事情，那你一定能成为高效的管理者。

有一个人想泡壶茶喝。当时的情况是：开水没有；水壶要洗，茶壶茶杯要洗；火生了，茶叶也有了。怎么办？办法一：洗净水壶，灌上凉水，放在火上，坐待水开；水开了之后，急急忙忙找茶叶，洗茶壶茶杯，泡茶喝；办法二：先做好一些准备工作，洗水壶，洗茶壶茶杯，拿茶叶；一切就绪，灌水烧水；坐待水开了泡茶喝。办法三：洗好水壶，灌上凉水，放在火上；在等待水开的时间里，洗茶壶、洗茶杯、拿茶叶；等水开了，泡茶喝。哪一种办法省时间？我们能一眼看出第三种办法好，前两种办法都浪费了时间。

合理安排时间，就等于节约时间。时间给每个人同一时期拥有的数量是相等的，但是在相等的时间里所从事的效果、业绩却不是相等的，这就是每个人的效率不同。要想切实提高工作效率，掌控好时间显得至关重要。

一个人的效率越高，他的时间成本也就越高。在这个竞争的社会中，节省时间就是节省金钱，浪费时间就是浪费鉴钱。不管是时间还是金钱，对我们来说都是浪费不起的。

时间管理是个人管理的一部分，即如何更有效地安排自己的工作计划，掌握重点，合理有效地利用工作时间。简而言之，时间管理的目标是掌握工作的重点，其本质是管理个人，是自我的一种管理。方法是通过良好的计划和授权来完成这些工作。

吕蒙是一家外贸公司的老总，公司的2000名职员中有1400人从事销售工作，他经常忙得焦头烂额，似乎工作总是干不完的，要想找个时间度假更是不可能。吕蒙时常有这样一种感触，就是整天都忙忙碌碌，累得精疲力竭。等到下班时，才发现自己所做的那些工作都是容易做的和无关紧要的，而那些棘手的但重要的工作往往拖了很长时间还是没有完成。

后来，在一次时间管理的培训课上，吕蒙学会了用8020法则来管理和利用时间。他发现这种方法使自己的工作效率有了前所未有的提高。他再也不用每周工作50—55个小时了，也不用经常将工作带回家里去做了。现在，吕蒙可以用更少的时间完成更多的工作。

吕蒙所采用的方法就是制定每天的工作计划。现在他根据各种事情的重要性来安排工作顺序，首先完成最重要的，然后再去做较为次要的。这种做法的好处是使他更加明确各项工作的目标。过去吕蒙从未写出要做的事情并将它们排出顺序，而现在吕蒙将需要做的工作列出一个清单：把应该由别人办的事情交代别人办，自己集中精力处理那些必须亲自做的事情。

过去，吕蒙往往将那些重要的、棘手的工作挪到有空的时候再去做，结果大量次要的工作占用了他几乎全部的工作时间。现在吕蒙将次要的工作移到最后处理，即使没有处理完他也不用太担忧，因为那些事情无关紧要。现在吕蒙对自己感到很满意，他能够按时下班而不会因为许多工作没有去做而感到不安。

从上面的事例中可以发现，若想在工作中取得更大的绩效，你就必须从利用时间着手，切实对有限的时间资源做最聪明的管理。在工作中，绩效就是你的产出，在时间管理上，最关键的是要以结果为导向，在最短的时间内最有效地利用时间。

管理大师德鲁克曾经说过：“时间是世界上最短缺的资源，除非严加管理，否则就会一事无成。”所以，学会统筹时间是每一个管理者的必修课。精于时间管理的人总是会把自己的时间转化成高效的资源。

培根说：“合理安排时间，就等于节约时间。”的确如此，成功与成就往往来自科学地安排时间。管理者的工作是否有效率，往往就在于如何高效利用这有限的时间上。只有懂得了如何管理和规划时间，才能为你实现目标做准备，为你时间效率的最大化设架构，保证能够使用有限的时间以达到最理想的目标。

1。摸清自己一天中的最佳工作时间。人在一天中的精力就像大海的潮水一样，有**也有低潮。只是因每个人生理素质的不同，高低潮的时间有很大差异。有的人早晨精力最充沛，有的人晚上能动性最高。我们要留心摸清自己的精力涨落规帳，把一天中最重要的事情放在最佳的工作时间里办，而把一些较简单的事情放在其他时间处理。

2。为所做的工作限定时间。人都有一种很微妙的心理，也就是平常所说的“压力产生动力”。因为，人们一旦知道时间很充足，工作时注意力就会下降，效率也会随之降低；而如果被要求必须在规定时间内完成某事，那么他就会很自觉地为自己施压，工作效率就会大大提高。人的潜力是很大的，这样做通常不会影响身心健康，因此，你不妨通过这种方式挖掘自己的潜力。

3。为每天要做的事情设定优先度。我们要找出什么样的日程工具是最适合我们自己的，并且为我们每天要做的事情设定清晰的优先度。在头脑中对上面的这些问题有一个认识，我们需要组织我们每一天的工作，处理拖延问题，这样每天结束的时候，我们就知道明天开始的是崭新的旅程，而不是忙于去解决那些我们今天不想做的事情！

4。通过合作来节约时间。工作中，管理'者不能单枪匹马地搞个人英雄主义。每一件工作都可以被分割成几个部分，自己只需做其中一部分，其他部分让别人去做，这样既能提高工作质量，还可为自己节约很多时间。根据每个人的性格特点以及业务专长来分配工作的方法目前已被很多企业所釆用，可使企业效益最大化，还增强了团结互助的精神。所以，管理者必须学会正确授权，减轻个人工作压力，提高工作效率，使得组织能更好更快地发展。尽己之能不如尽人之力，尽人之力又不如尽人之智，高明的管理者一定是能把下属的积极性充分发挥出来，通过聚大家之力和大家之智来达到管理的目的，而不是事必躬亲的成为事务的奴隶。

集中精力做好一件工作

集中精力做好一件事，是管理者获取成功不可或缺的品质。当你能够一心一意去做好每一件事时，你会发现自己能工作得更快，更有效率。正如作家西塞罗所说：“任凭怎么脆弱的人，只要把全部的精力倾注在唯一的目的上，必能有所成就。”

集中精力做好一件工作之所以必要，是因为管理者总有许多工作要做。一次做好一件工作，恰恰就是加快工作速度的最佳办法。管理者越是善于集中时间、精力和各种其他资源，那么他就越能完成好各种各样的任务。

某公司的一位老板去拜访拿破仑?希尔。当看到希尔的办公桌十分干净整洁，他很是惊讶。他问希尔：“希尔先生，你没处理的信件放到哪儿了呢?”

希尔颇为自豪地说："我的信件都处理完了。”

“那你今天没做的事情又推给谁了呢？"这位老板紧追着问。

“我所有的事情都处理完了。”希尔微笑着回答。看到这位老板困惑的神态，希尔解释说：“原因很简单。我知道我所需要处理的事情很多，但我的精力有限，一次只能处理一件事情，于是我就按照所要处理的事情的重要性，列一个顺序表，然后就一件一件地处理。结果，全做完了。”说到这儿，希尔双手一摊，耸了耸肩膀。

“噢，我明白了。谢谢你，希尔先生。"

几周以后，这位老板请希尔参观自己宽敞的办公室。他对希尔说：“希尔先生，感谢你教给了我处理事务的方法。过去，在我这宽大的办公室里，我要处理的文件、信件，堆得和小山一样，一张桌子不够，就用三张桌子。自从用了你的办法以后，情况好多了。瞧，再也没有没处理完的事情了。”

这位老板就这样找到了高效率做事的办法。几年以后，他的公司规模越来越大，而他处理工作游刃有余。

每次只做一件事情，对提高效率至关重要。做好一件事情，需要凝聚心神、心无旁鹫，这样一个人才可能最大限度地发挥潜能。而频繁地从一项工作转换到另一项工作则是浪费时间和精力的做法。基于这个道理，管理者在工作中应该避免不必要的工作转换，要尽可能把一件事情做好、做透、做到位，然后再考虑下一件事。

曾经有人问洛克菲勒这样一个问题：“你是如何完成如此多的工作的?”他回答说：“我在特定的时间内只集中精力做一件事，而且我会尽最大努力去做好它。”的确，高效来自专注。只有把专注工作当作工作的使命并努力去做，养成专注工作的好习惯，你的工作就会变得更有效率，你也更能乐于工作，而且更容易取得成功。那么如何提高管理者的专注力呢？

1。自我发问和反思。想要在工作习惯上有所突破，先要考虑的是:“我想做什么事?”或是“我想成为什么样的簪理者?”有了这种强烈的目的意识，你才会集中精力，并调动过去积累的知识和经验，在有意或无意中使你所关注的事情有所突破。

2。预先定好工作期限。做某件事情时要在心中为自己设定一个截止日期。“什么时候都行”就等于“什么时候都完不成”。因此将自己完全投入到工作中去，引起一种精神上的兴奋，就可以增加专注的动力。

3。饶有兴趣地开始你的工作。兴趣、爱好是一种天然的专注动力，它使人勤奋，使人坚持不懈地干下去。人们在从事自己所喜爱的事情时，总是感到有一种莫名的兴奋感和满足感。即使有一些压力的那种日常的机械重复工作或职业，对于一个有兴趣的人来说也是一种宽慰和快乐。

4。不被其他事物吸引。工作环境很重要，要排除那些妨碍集中思想的客观刺激源。当精神高度集中于某一主题时，突然从旁边传来了收音机或电视机的声音，这样注意力当然就很难集中了。