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第5章向时间要效益（第2页）

（3）按日程表行事

为了更好地实施你的计划，建议你每天保持两种工作表，而且最好在同一张纸上。这样一目了然，也便于比较。

在纸的一边或在你的记事本上列出某几段特定时间要做的事情，如开会、约会等。在纸的另一边列出你“待做”的事项——把你计划要在一天完成的每一件事情都列出来。然后再审视一番，排定优先顺序。表上最重要的事项标上特别记号。因此，你要排出一、二段特定的时间来办理。如果时间允许，再按优先顺序尽量做完其他工作。不要事无巨细地平均支配时间，要留有足够的时间来弹性处理突发事项，否则你会因小失大完不成主要工作。

“待做事项表”有一项很大的特点，那就是我们通常根据事情的紧急程度来排定。它包括需要立刻加以注意的事项，其中有些很重要，有些并不重要，但是它有一个缺陷，通常不包括那些重要却不紧急的事项，诸如你要完成但没有人催你的长远计划中的事项和重要的改进项目。

因此，在列出每天“待做事项表”时，你一定要花一些时间来审阅你的“目标表”，看看你现在所做的事情是不是有利于你要达到主要的目标，是否与其一致。

在结束每一天工作的时候，你很可能没有做完“待做事项表”中的事项，不要因此而心烦。如果你已经按照优先次序完成了其中几项主要的工作，这正是时间管制所要求的。

不过这里有一项忠告：如果你把一项工作（它可能并不十分重要）从一天的“待做事项表”上移到另一天的工作表上，且不只是一两次，这表明你可能是在拖延此事。这时你要向自己承认，你是在打马虎眼，你就不要再拖延下去了，而应立即想出处理办法并着手去做。

你量好在每天下班前几分钟拟定第二天的工作日程表。对于那些成功的高级经理人员来讲，这个方法是他们做有效的时间管理计划时最常用的一个。如果拖到第二天上午再列工作计划表，那就容易做得很草率，因为那时又面临新的一天的工作压力。这种情况下排定的工作表上所列的常常只是紧急事务，而漏掉了重要却不一定是最紧急的事项。

帕金森教授说得不错，纷繁的工作会占满所有的时间。

避免帕金森定律产生作用的办法似乎很明显：为某一工作定出较短的时间，也就是说，不要将工作战线拉得太长，这样你就会很快地把它完成。这就是你为什么要定出每日工作计划的目的所在。没有这样的计划，你对待那些困难或者轻松的工作就会产生惰性，因为没有期限或者由于期限较长，你感觉可以以后再说。如果你只从工作而不是从可用时间上去着想，就会陷入一种过度追求完美的危机之中。你会巨细不分，且又安慰自己已经把某项次要工作做得很完美，这样做的结果只能是主要目标落空了。

2、零碎的时间也可以创造辉煌

从某种意义上来讲，生命的价值就体现在人们所谓的零碎的时间中。

能够掌握好自己时间的人，也就能掌握自己的前途。

时间是由那些最小的单位构成的，那一秒一秒的时间就是你生命的碎片，需要你不断的收集，最后才能形成一个整体生命。如果不注意收集时间的碎片，那么，你就不会拥有完整的生命，你也就不会取得任何成功。

我们每天的生活和工作中都有很多零碎的时间，如果有人约你一起吃饭而迟到，于是你只能等待；或者你到修车厂去而车子无法按约定时间交付；或在银行排队而向前移动的速度慢时，千万不要把这些短暂的时间白白耗掉，完全可以利用这些时间来做一些平常来不及做的事情。

大凡做事有理想的人，大都能做到非常合理地利用时间，让时间的消耗降低到最低限度。《有效的管理者》一书的作者杜拉克说：“认识你的时间，是每个人只要肯做就能做到的，这是每一个人能够走向成功的有效的必由之路。”据有关专家的研究和许多领导者的实践经验，人们可以从以下几个方面驾驭时间，提高工作效率：

（1）善于集中时间

千万不要平均分配时间，应该把你有限的时间集中到处理最重要的事情上，不可以每一样工作都去做，要机智而勇敢地拒绝不必要的事和次要的事。

一件事情发生了，开始就要问问：“这件事情值不值得去做?”千万不能碰到什么事都做，更不可以因为反正我没闲着，没有偷懒，就心安理得。

（2）要善于把握时间

每一个机会都是引起事情转折的关键时刻，有效地抓住时机可以牵一发而动全局，用最小的代价取得最大的成功，促使事物的转变，推动事情向前发展。

如果没有抓住时机，常常会使已经快到手的结果付诸东流，导致“一招不慎，全局皆输”的严重后果。因此，取得成功的人必须要擅长审时度势，捕捉时机，把握“关节”，做到恰到“火候”，赢得机会。

（3）要善于协调两类时间

对于一个取得成功的人来说，存在着两种时间：一种是可以由自己控制的时间，我们叫做“自由时间”；另外一种是属于对他人他事的反应的时间，不由自己支配，叫做“应对时间”。

这两种时间都是客观存在的，都是必要的。没有“自由时间”，完完全全处于被动、应付状态，不会自己支配时间，就不是一名成功的时间管理者。

可是，要想绝对控制自己的时间在客观上也是不可能的。没有“应对时间”，都想变为“自由时间”，实际上也就侵犯了别人的时间，这是因为每一个人的完全自由必然会造成他人的不自由。

（4）要善于利用零散时间

时间不可能集中，常常出现许多零碎的时间。要珍惜并且充分利用大大小小的零散时间，把零散时间用来去做零碎的工作，从而最大限度地提高工作效率。

（5）善于运用会议时间

我们召开会议是为了沟通信息、讨论问题、安排工作、协调意见、做出决定。很好地运用会议的时间，就会提高工作效率，节约大家的时间；运用得不好，则会降低工作效率，浪费大家的时间。

时间对每一个人都是均等的，关键看你怎么用。会用的，时间就会为你服务；不会用的，你就为时间服务。

从空闲时间中每天争取一个小时可以将一个普通人变成一个科学家；从空闲时间中每天争取一个小时，这样坚持10年，可以将一个无知的人变成一个博学之才；从空闲时间中每天争取一个小时，可以挣足够的钱；从空闲时间中每天争取一个小时，一个孩子可以仔细阅读20页书，一年就可以读7000页，或者18本厚书；从空闲时间中每天争取一个小时，就可以将一个小混混变成一个对社会有贡献的人；从空闲时间中每天争取一个小时，也许会——不，肯定会——将一个毫无名气的人变成一个家喻户晓的大人物，将一个毫无用处的人变成一个造福子孙后代的人。再想想，如果一天省下2个、4个、6个小时（这些都是年轻人经常浪费掉的），那么，我们会创造出多么惊人的奇迹啊!

每个年轻人都应养成习惯，把空闲时间集中起来，做些有意义而且自己又觉得很有意思的事。如果你在空闲时间内学习、研究，那么这个习惯将改变你自己、改变你的家庭。

一个人的成就是一点一滴积累起来的，是善于利用时间的结果。时间的碎片散落在我们生命的周围，有心人就会拾起这些碎片，用这些碎片织成伟大的蓝图。所以，生存的智慧就在于从时间的碎片里创造生命的辉煌。

3、更好的利用时间，会获得更多的机会

更好的利用时间，我们就能获得更多的机会。

要想赢得时间，首先必须明了时间是怎样被耗费的。而要想知道时间的耗费情况，又必须先记录时间。我们应该养成勤于记录时间消耗的习惯。办法是在做完一件事之后，立即记录下所耗费的时间，每天一小结，连续记一周、两周或一个月，然后进行一次总体分析，看看自己的时间究竟用到什么地方，从中找出浪费时间的原因。专家研究证明，凡是这样做的人，对于节省时间、提高效率，收效甚大。现在人们常常把“应该”花费的时间，看成是实际已经花费的时间，而这两者往往是不相等的两个量。如果人们问一位领导者：“您今天上午做了什么，花了多少时间?”答曰：“起草报告花了三小时。”其实，在这三小时中，他喝茶，抽烟花费了18分钟，中途休息了两次，花费了23分钟，与同事聊天，花费了27分钟，接三次电话，花费了5分钟，这样总共花费了73分钟，实际上真正用于起草报告的时间只有1小时47分钟。可见浪费时间是多么惊人。因此，进行时间消耗记录，对时间使用进行统计分析，对于每个人提高时间利用率，是一件十分重要的工作。