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第八章 实现规范化的日常管理（第10页）

2．指定表单管理部门或专人负责表单管理

便利店体系由于受到营业时间长，每班人数极少的限制，因此表单应尽量简化。最佳的表单产生方式，是在收银的过程中，将相关资料输入电脑，由电脑来产生或制造必要的表单，以传达正确而及时的信息。因此，在许多已使用现代化、自动化作业的便利店体系中，电脑部门的工作人员常是表单管理的负责人。

但是，若电脑化环境尚未能达到上述理想状态时，大型连锁系统多指定电脑室或企划室负责表单的管理工作，小型连锁系统则多由管理部经理负责，至于独立店的负责人本身可能同时兼任表单的制作、使用和保管三种角色。

3．明确的管理规则

为让表单管理部门或专人能够充分行使其表单控制及管理的权责，应明确规定其管理规则，使其有所遵循，从而达到充分落实表单管理的目的。

一般经表单管理部门核准、正式使用并赋予编号表单为正式表单，因特殊用途而使用的暂时性表单为临时表单。表单管理规则内容如下：

（1）表单新设、修改及废止之受理与审核；

（2）编订表单管理序号，核订需求量及保存期限；

（3）正式表单样本清册的装订及保管；

（4）正式表单运用及保存状况的监督；

（5）临时表单使用的检核与管制。

为落实表单管理，对于表单的申请、审核、使用、维护与归档，都应明文规定，建立标准流程。

4．表单的申请与审核

（1）无论表单的新设、修改或废止，申请部门均应填写“新设（修改、废止）表单申请表”一式两联并附上新（旧）表单及流程图各两份，呈主管核准后送表单管理部门或专人审核。

（2）表单管理部门或专人接到“新设（修改、废止）表单申请表”及其附件时，应于7日内（此为一般规定，可视各便利店体系的需要而调整），依下列规定，办理审核作业：由主办人员审查其格式内容，并与相关部门协调，呈主管核准后，将新设、修改或废止后的表单信息，包括名称、编号、联份数、规格、实施或废止日期、月需要量及保存期限等资料，登记在表单目录中，以供日后查询参考。

（1）请购部门应依照“新设（修改、废止）表单申请表”的内容，办理请购或印刷。请购部门应开立“请购单”，送采购部门办理采购或打字印刷事宜。表单管理部门（专人）作为公司表单请购、保管及存量管制部门（专人），应根据表单月需要量来设定存量管制基准，办理请购。

（2）表单的印刷。

节省印刷费用的方法，有下列几种：合并相同的表单；减少太多副本联数或选择合适的印刷方法。前2项需要健全的表单管制系统及工作流程做支持，第3项则须按所需的数量选择经济有效的印刷方法，如铅印、油印、复印、复写等。

购印表单时必须有明确且正确的规格和纸质，而为了避免一次大量印制，可以采用长期合约购印办法，指定供应数量及月份。

（3）表单如为特定部门所专用，使用部门即为专用表单请购、保管及存量管制部门。

6．表单的采购

表单采购由采购部门或总务部门负责，采购部门受理请购时，应按照采购作业程序办理，未经表单管理部门签章的表单不予采购，而经付印验收合格的新设或修改的表单，应送一份给表单管理部门备查。

7．表单样本清册的整理

（1）表单管理部门应指定专人，依下列规定，整理表单样本清册：将表单样本及流程图，依表单编号顺序装订成册，如表单数量太多，得依表单编号类别分册装订。表单样本清册应依表单编号顺序编制“表单目录”，以便编号查阅。表单目录每年应至少整理填换一次。

（2）表单管理部门的表单样本清册，应包含整个公司所有表单。

8．表单的管理检核

（1）为使各部门依规定使用各项表单，表单管理部门必须不定期检核各部门使用表单情形，每年至少检核两次。

（2）检核表单时，如发现有不适用者，应立即修正，并按表单的申请与审核规定办理。

9．表单的保存期限

表单的保存期限指表单的存档部门已到的有效期限（如合约）或已结案表单的保存期限。对于现行表单，申请部门应依照表单保存规定设定该表单保存期限，并于“新设（修改、废止）表单申请表”中明确说明，得到批准后据之办理。

如何管理营业类表单？

便利店所使用的表单相当多，现将便利店常用表略做分类，即分营业类、商品毛利类、费用类、损益类及检核类，营业类表单管理说明如下。

1．日营业时段估算表

将每日营业时间以1小时为一单位，分段统计累计营业实绩和累计营业目标的差异。通过计算各时段实际营业额占日营业目标额的比重，了解当日剩余营业时间是否应采取必要措施，以加速业绩目标的实现。并藉此统计营业低峰和尖峰时段，作为日常排班及人力需求、商品调度的依据。

此表主要目的在于掌握便利店每月、每日的营业状况及年度目标达成率，以了解实际销售和所设定的营业目标及毛利目标的差异，通过和去年同期相比较来客数、客单价、平均购买点数及备注栏特殊事件的说明，找出问题点，从而采取相应业绩提升措施如促销活动等。并可依据日期等营业额，作为销售预测的基础资料，寻找销售量规律模式，并进一步进行销售预测差异分析，修正原有预测模式及销售目标，提高销售预测的准确度，作为公司拟定各项计划的基础。本表每月一张一式两联，由店长填写，于次月1日交给营业本部主管，由其签核后，负责做成各店营业趋势表。

3．各店营业趋势表

将各店月营业额、日平均营业额、日平均来客数、日平均客单价、每人平均购买点数、每点的值加以统计，和上月、去年同月做比较，了解该店对于上月的营业成长率和对于去年同期的营业成长率，并统计各店预算达成率，掌握各店营业趋势，判断其为成长店或衰退店，以深入了解原因，采取对策。

4．各月份促销活动计划表

将年度各月份促销活动依节度、重点商品、特色商品促销、活动时间、运用媒体、预算费用、预估成效、配合厂商等加以规划，使商品部、促销部及营业部形成共识，促进团队合作精神，以达到预期的促销效果和目标。